Oplossingen om de werkomgeving vitaler te maken, hebben de afgelopen jaren een vlucht genomen. Door de COVID-19-pandemie ondervonden we wat het betekent als een gezamenlijke werkomgeving ontbreekt. Ook werd opnieuw duidelijk hoe belangrijk de combinatie van mentale en fysieke gezondheid van mensen voor hun functioneren is. Daarnaast zijn de technologische mogelijkheden om ruimtes en de mensen die daarin werken te kunnen monitoren de laatste jaren enorm uitgebreid. Fontys Hogescholen, Technische Universiteit Eindhoven, imec en TNO werken sinds 2020 samen binnen de Workplace Vitality Hub (WPVH) om de vitaliteit van kantoormedewerkers te bevorderen door middel van technologie en innovatie.

De Workplace Vitality Hub (WPVH) in Eindhoven is een initiatief van Fontys Hogescholen, Technische Universiteit Eindhoven, imec en TNO met als doel technologietoepassingen te ontwikkelen en realiseren die de vitaliteit op de werkvloer verhogen. Deze toepassingen hebben als belangrijkste themalijnen data en fysieke en mentale gezondheid in de kantooromgeving. Door zowel de omstandigheden in de kantoorruimte als het gedrag van mensen te monitoren, kunnen interventies ontwikkeld worden om beide aspecten aan te passen voor meer vitaliteit. Essentieel daarbij is de informatie die het gebruik van technologie levert waarmee een interventie ontworpen kan worden, maar ook duurzame gedragsverandering ondersteund kan worden doordat bewustwording en feedback met deze informatie mogelijk wordt. 

De in dit artikel beschreven voorbeelden zijn een inspiratie en uitnodiging voor geïnteresseerde partijen om contact te zoeken en samen te werken op een maatschappelijke uitdaging die zowel voor preventieve gezondheid als de productiviteit van de werkende beroepsbevolking een positief gevolg zal hebben: vitaliteit op de werkvloer.

Achtergrond 

Oplossingen om de werkomgeving vitaler te maken, hebben de afgelopen jaren een vlucht genomen. Door de COVID-19 pandemie ondervonden we, geforceerd en versneld, wat het betekent als een gezamenlijke werkomgeving waarin werknemers elkaar ontmoeten, inspireren en samenwerken, ontbreekt. Ook werd opnieuw duidelijk hoe belangrijk de combinatie van mentale en fysieke gezondheid van mensen voor hun functioneren is (Allen et al., 2016; Leesman, 2022). Het blijft belangrijk om de kantooromgeving te innoveren, gezien de afname van de fysieke conditie door te veel zitten (Formica et al., 2022; Damen et al., 2020) en de toename van mentale problematiek. De afgelopen jaren is het verzuim in organisaties enorm toegenomen. Recent onderzoek laat bijvoorbeeld zien dat een op de zes medewerkers symptomen van burn-out ervaart, zoals slapeloosheid, onrust of emotioneel zijn (Van Veen et al., 2023). Daarnaast hebben veel bedrijven te maken met een krappe arbeidsmarkt, zeker in de Brainport-regio. Vanwege de enorme groei van hoogtechnologische bedrijven is de druk om professionele mensen aan te trekken, in dienst te houden en optimaal te laten presteren groot.

Daarnaast zijn de technologische mogelijkheden om ruimtes en de mensen die daarin werken te kunnen monitoren de laatste jaren ook enorm uitgebreid. Draagbare of geïntegreerde sensoren kunnen (persoonlijke) data verzamelen over langere periodes zonder de persoon te storen, of zelfs ongemerkt. Met behulp van algoritmes en kunstmatige intelligentie kunnen deze data efficiënt omgezet worden in informatie die tot inzicht en ontwerp van interventies leidt. Daarmee is vervolgens ook de werking van de interventie te controleren en de interventie zo nodig aan te passen. Uitdagingen hierbij zijn vormgeving die de privacy waarborgt en maximalisatie van de gebruiksvriendelijkheid.

Sinds 2020 werken Fontys Hogescholen, Technische Universiteit Eindhoven, imec en TNO binnen de Workplace Vitality Hub (WPVH) samen om de vitaliteit van kantoormedewerkers te bevorderen door middel van technologie en innovatie. Standplaats van de WPVH is de High Tech Campus Eindhoven, tevens medegrondlegger van het initiatief. De WPVH is ingericht als living lab voor onderzoek, validatie, implementatie en voorbereiding van commercialisatie door externe partners, bedrijven die aanhaken op dit onderwerp zoals aanbieders van smart building technologie en inrichtingsconcepten. Vitaliteit wordt in dit verband gedefinieerd zoals TNO en RIVM dat hebben gedaan (Strijk et al., 2015): ‘Vitaliteit bestaat uit de dimensies energie, motivatie en veerkracht, waarbij energie wordt gekenmerkt door zich energiek voelen, motivatie door doelen in het leven te stellen en moeite te doen om deze te behalen, en veerkracht door het vermogen om met de dagelijkse problemen en uitdagingen van het leven om te gaan.’

Vitaliteit wordt in de werkomgeving bepaald door fysieke en mentale gezondheid. Betekenisvol werk met voldoende waardering en een goede balans tussen belasting en herstel door in- en ontspanning, zowel mentaal als fysiek, zijn daarbij van belang. De rol die technologie kan spelen in de ontwikkeling, validatie en implementatie van de oplossingen, is het hoofdthema in de innovaties van de WPVH. In de WPVH wordt multidisciplinair naar oplossingen gezocht die een positief effect hebben op vitaliteit: gedragswetenschappelijk, technologisch, sociaal en gezondheidskundig. Dit artikel gaat achtereenvolgens dieper in op de opzet van het living lab en de themalijnen die in de onderzoeksprojecten worden onderscheiden. Daarnaast beschrijft dit artikel een aantal voorbeelden van innovaties en het eindigt met een conclusie.

Opzet van de Workplace Vitality Hub 

Op de High Tech Campus in Eindhoven is sinds 2020 een living lab ingericht als dynamische kantooromgeving. Een ruimte van zeshonderd vierkante meter met gesloten meeting rooms, open office, afgeschermde gedeeltes, telefooncabines, presentatie- en demonstratieruimtes. Daarnaast is er technologie voor het bemeten van bezettingsgraad, beweging van mensen, lucht-, geluids- en lichtkwaliteit geïntegreerd. Ook worden additionele sensoren en subjectieve methodes om gedrag en beleving van werknemers te achterhalen, toegepast. Technologie is in de WPVH essentieel om informatie te verzamelen over medewerkers, hun gedrag en de omgeving waarin zij presteren, zodat een (persoonlijke) interventie afgeleid kan worden. De koppeling van kwantitatieve en kwalitatieve data vanuit verschillende perspectieven is daarbij belangrijk. De interventie kan bestaan uit het veranderen van omstandigheden, zoals luchtkwaliteit, temperatuur of lichtniveau, maar ook het stimuleren van gedragsverandering door nudging of directere instructie.

De vraagstukken van zowel werkgevers die een zorgplicht hebben ten opzichte van hun werknemers, als aanbieders van oplossingen pakken de multidisciplinaire teams binnen de WPVH op. Deze teams werken de vraagstukken uit, bereiden interventies voor, testen en valideren de oplossingen. De hub ondersteunt commerciële samenwerking tussen partners en publieke organisaties. Daarnaast zijn samenwerkingsverbanden op relevante onderwerpen welkom om aan te haken. De WPVH staat niet alleen open voor nieuwe partners, maar ook voor geïnteresseerde bezoekers of onderzoekers en studenten die zich in een van de onderwerpen willen verdiepen of met hun kennis kunnen bijdragen.

Themalijnen in de multidisciplinaire aanpak van de Workplace Vitality Hub

Data in de kantooromgeving

De themalijn ‘data’ is de centrale spil in het living lab om effecten te kunnen meten van de ontworpen inter­venties. Data worden verzameld met behulp van een netwerk aan sensoren, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de volgende categorieën:

1. data afkomstig van sensoren die geïntegreerd zijn in het gebouw, die bijvoorbeeld luchtkwaliteit, bezet­ting en geluidsniveau meten, maar ook real-time informatie van de koffiemachine en waterdispenser;

2. data die interactie tussen mens en gebouw meten, alsmede de interactie tussen gebruikers onderling, zoals indoor lokalisatie, en sensoren die, bijvoorbeeld op basis van video of radar, scenes kunnen detecteren (denk hierbij aan brainstorming versus geconcen­treerd werken versus vergaderen);

3. data afkomstig van individuen, zoals draagbare senso­ren (wearables) die fysiologische parameters meten (hartslag, ademhaling, beweging, hersengolven, huidgeleiding) alsmede afgeleide informatie (slaap­kwaliteit, stappen, stress), en sensoren die ‘op afstand’ het individu kunnen monitoren (zithouding, pupil­grootte, et cetera);

4. data afkomstig van vragenlijsten die meer inzicht geven in de persoonlijke achtergrond van de individu­en.

De ambitie is om het sensornetwerk stapsgewijs uit te breiden en te komen tot een dataset waarmee patro­nen van individuen in kaart gebracht kunnen worden, en de impact van interventies hierop kunnen worden gekwantificeerd. De rol die moderne analysetechnie­ken (zoals process mining en AI) hierbij kunnen hebben wordt tevens binnen de WPVH uitgebreid onderzocht.

Het collecteren van een dergelijke dataset hangt zeer nauw samen met het strikt kunnen controleren wie toegang heeft tot deze data, om de vergaarde per­soonsgegevens maximaal te beschermen tegen onei­genlijk gebruik. Een voorbeeld is de recente studie Click-IO (Brombacher, 2024). Hierin is een experience sampling methode gebruikt op basis van eenvoudige analoge tellertjes (‘clickers’) die door middel van een klik het aantal ‘ervaringen’ optellen.

De medewerkers in de WPVH werd aan het begin van de dag gevraagd een tellertje mee te nemen. De chal­lenge is een telbare vraag (bijvoorbeeld beginnend met ‘hoe vaak’) omtrent welbevinden of gedrag, zoals ‘hoe vaak verloor je je concentratie? Wanneer ze een werkplek hadden uitgezocht, moesten deelnemers de dichtstbijzijnde ‘clicker scanner’ aanraken met de clic­ker. Afhankelijk van de challenge kon de medewerker klikken wanneer aan de voorwaarde van de challenge was voldaan. Challenges hadden uiteenlopende onder­werpen, zoals comfort, gemoedstoestand en sociale interacties. Door het gebruik van de ‘clicker scanner’ werd de dimensie ‘locatie’ toegevoegd, waardoor de gegevens te combineren waren met omgevingsenso­riek.

Hieronder volgt een resultaat rondom concentratie. Afgaande op het aantal clicks, wordt duidelijk dat medewerkers vooral hun concentratie verliezen in de ruimtes rechtsonder en rechtsboven, maar dat deze ruimtes niet noodzakelijkerwijs rumoeriger zijn (‘Decibel’), of verstoken zijn van frisse lucht (‘CO2’). Deze ruimtes zijn dan ook ingericht om interactie te bevorderen. Het voorbeeld maakt duidelijk dat de sub­jectieve ervaring zich in dit geval niet makkelijk laat vatten in sensorische data alleen, maar wel duidelijk kwantificeerbaar is met de gebruikte methode in deze studie.

Afbeelding 2a. Componenten gebruikt in de Click-IO-studie.

Fysieke kantooromgeving

De fysieke inrichting van kantoren kan in belangrijke mate de vitaliteit van werknemers ondersteunen. Dit vereist een ontwerp dat niet alleen functioneel is, maar ook de gezondheid en het welzijn van werkne­mers actief ondersteunt. Binnen de themalijn 'fysieke kantooromgeving' worden drie leidende thema's onderzocht: Experience Design, Physicalizing en Work-in-Motion. Deze thema's vormen de basis voor innova­ties die zich richten op het verbeteren van zowel de mentale als fysieke gezondheid van werknemers, het stimuleren van innovatie en het positief beïnvloeden van de bedrijfscultuur.

Experience Design richt zich op het creëren van opti­male gebruikerservaringen. Het doel is om werkplek­ken te creëren die niet alleen functioneel zijn, maar ook inspirerend en stimulerend werken. Hierbij wordt gekeken naar hoe visuele, auditieve en tactiele en biofiele stimuli een positieve bijdrage kunnen leveren aan de vitaliteit van de kantoormedewerker.

Physicalizing gaat over het tastbaar maken van (abstrac­te) vitaliteitsconcepten zoals welzijn, stress en ont­spanning. Dit doen we door middel van concrete inter­venties en prototypes die vitaliteit op de werkplek ondersteunen. Denk hierbij aan het zichtbaar maken van langdurig zitgedrag (zie afbeelding 3) of het zicht­baar maken van de effecten van ademhaling op de vitaliteit (zie afbeelding 4).

Work-in-Motion focust op het optimaliseren van 'wer­ken in beweging' door innovatieve oplossingen. De focus op mobiele en flexibele werkvormen, zoals wan­delvergaderingen, stimuleert een cultuur waarin bewe­ging een integraal onderdeel van de werkdag is. Multidisciplinaire teams ontwikkelen en testen inno­vaties die het eenvoudiger maken om staand of in beweging te werken.

Een sprekend voorbeeld van een ‘work-in-motion’ onderzoeksproject is de WorkWalk (zie afbeelding 5). Dit project promoot wandelvergaderingen als alterna­tief voor traditionele zitvergaderingen door middel van een duidelijk aangegeven route, ontmoetingspun­ten en de mogelijkheid om een workwalk te boeken. Door de workwalk als onderzoeksinstrument in een living lab-omgeving te onderzoeken, kon bestudeerd worden wat de drijfveren en barrières van wandelend vergaderen zijn. Drijfveren voor wandelend vergaderen waren onder meer een andere sociale dynamiek tijdens het overleg, een beter besef van tijd en het stress ver­lagende karakter (Damen et al., 2020b). Als barrières werden bijvoorbeeld genoemd: het weer, de sociale barrière om iemand te vragen voor een wandeloverleg en het maken van notities of geven van presentaties.

Deze laatste barrière bood aanleiding voor de ontwik­keling van 'hubs’ (zie afbeelding 6). Deze sta-vergader­stations ondersteunen diverse werkgerelateerde taken en vormen een netwerk van herkenningspunten. De hubs, uitgerust met geïntegreerde laptops en RFID- (radiofrequentie identificatie) scanners, faciliteren een naadloze integratie van werkprocessen in een mobiele setting.

Work-in-Motion focust op het optimaliseren van 'wer­ken in beweging' door innovatieve oplossingen. De focus op mobiele en flexibele werkvormen, zoals wan­delvergaderingen, stimuleert een cultuur waarin bewe­ging een integraal onderdeel van de werkdag is. Multidisciplinaire teams ontwikkelen en testen inno­vaties die het eenvoudiger maken om staand of in beweging te werken.

Een sprekend voorbeeld van een ‘work-in-motion’ onderzoeksproject is de WorkWalk (zie afbeelding 5). Dit project promoot wandelvergaderingen als alterna­tief voor traditionele zitvergaderingen door middel van een duidelijk aangegeven route, ontmoetingspun­ten en de mogelijkheid om een workwalk te boeken. Door de workwalk als onderzoeksinstrument in een living lab-omgeving te onderzoeken, kon bestudeerd worden wat de drijfveren en barrières van wandelend vergaderen zijn. Drijfveren voor wandelend vergaderen waren onder meer een andere sociale dynamiek tijdens het overleg, een beter besef van tijd en het stress ver­lagende karakter (Damen et al., 2020b). Als barrières werden bijvoorbeeld genoemd: het weer, de sociale barrière om iemand te vragen voor een wandeloverleg en het maken van notities of geven van presentaties.

Deze laatste barrière bood aanleiding voor de ontwik­keling van 'hubs’ (zie afbeelding 6). Deze sta-vergader­stations ondersteunen diverse werkgerelateerde taken en vormen een netwerk van herkenningspunten. De hubs, uitgerust met geïntegreerde laptops en RFID- (radiofrequentie identificatie) scanners, faciliteren een naadloze integratie van werkprocessen in een mobiele setting.

De combinatie van deze thema's en projecten schetst een toekomstbeeld waarin de fysieke kantooromge­ving niet alleen de vitaliteit en het welzijn van werkne­mers verhoogt, maar ook een bron van innovatie en positieve bedrijfscultuur wordt. Door de kantooromge­ving aan te passen aan de behoeften en activiteiten van de moderne werknemer, wordt de basis voor een gezondere, meer dynamische en inspirerende werkplek gelegd.

Mentale gezondheid

De themalijn mentale gezondheid heeft tot doel bij te dragen aan het voorkomen van stress of burn-out in de werkomgeving. Het meten en stimuleren van veer­kracht en floreren (flourishing) om daarmee medewer­kers bijzonder te laten presteren, is de aanpak. Onderzoeksvragen zijn: op welke manier worden mede­werkers veerkrachtiger, en hoe floreren ze meer? Er wordt over langere termijn gemonitord en er worden met behulp van interventies, testen en meten metho­des ontwikkeld om individuen, teams en organisaties verder op weg te helpen. Er worden experimenten gedaan met licht, tools voor ontspanning – zoals een massagebed – en wearables voor zelfinzicht. Door bezinning op thema’s als psychologische veiligheid, taboes te doorbreken en het gesprek over mentale fit­heid actief aan te gaan in de werkomgeving wordt geleerd hoe dit positief in te zetten.

In Aziatische of Zuid-Europese cul­turen is het doen van een power­nap om te ontspannen en energie op te doen geaccepteerd en wordt daarom gepraktiseerd. In Noordwest-Europese culturen wordt ‘sla­pen in de tijd van de baas’ minder gewaardeerd. Wanneer privacy niet gewaarborgd wordt, is het gevoel echt te kunnen ontspannen niet te bereiken (Montano, 2015).

Een voorbeeld waarin ondersteuning van zowel fysieke als mentale gezondheid wel bereikt wordt, is de Reload Booth (afbeelding 7). De relax stoel biedt gelegenheid om een drukke dag te onderbreken en met herwonnen energie verder te kunnen werken terwijl tegelijkertijd een aantal (culturele) obstakels voor gebruik wordt verkleind (Rudzinska, 2022). Dit ontwerp is onderdeel van de kantooromgeving en niet gepositioneerd in een aparte kamer. De Reload Booth is akoestisch wel ont­koppeld door gebruik van geluiddempende materialen en de mogelijkheid tot gebruik van muziek. De stoel kan van actieve zithouding naar een meer achterover­gebogen ontspannende houding gebracht kan worden, zodat met de laptop kan worden gewerkt, maar ook kan worden ontspannen. Door middel van ingebouwde sensoren in de zitting en rugleuning van de stoel wor­den de hartslag en de ademhaling gevolgd van de gebruiker (Zalar, 2022).

Afbeelding 7. Reload Booth zoals geïnstalleerd op de WPVH. Ontwerp van Joanna Rudzinska (2022).

Hiervoor zijn piezoelectrische en piezoresistieve sensoren toegepast die geprint zijn op een flexibele drager van TNO bij Holst Centre, zodat ze onmerkbaar in de stoel geïnte­greerd zijn. Hiermee kan ook het effect van de Reload Booth direct aangetoond worden. Met deze informatie kan het pro­gramma van tijdsduur en intensiteit van massage en geluid aangepast worden. Ook wordt hiermee het effect gekwantificeerd zodat de gebruiker zelf het nut ervaart: ontspanning wordt zichtbaar door veranderde hartslag(variabiliteit) en ademhaling. Voor het positief veranderen van de cultuur in de werkomgeving is dit ook een belangrijk bewijs dat het investeren in (micro) breaks in plaats van continue fysieke en mentale belas­ting zowel welbevinden als verhoogde productie van de werknemer oplevert. Biofiele elementen in de inrichting van de kantooromgeving kunnen ook bijdra­gen aan het welbevinden van de werknemers (zie afbeelding 8).

Afbeelding 8. Biofiele inrichting van de WPVH.

Conclusie

De Workplace Vitality Hub is een living lab-omgeving waarin vanuit multidisciplinaire programma’s die vitali­teit bevorderd wordt door middel van technologie. Technologie wordt ingezet om informatie te verzame­len voor het ontwerp van interventies, het monitoren en valideren van de effectiviteit van interventies en het ondersteunen van een duurzame gedrags- en cul­tuurverandering die bijdragen aan een optimale werk­omgeving. Samenwerking tussen kennis- en onderwijs­instellingen met externe partners zoals commerciële en publieke partijen is hierbij essentieel om technolo­gische oplossingen naar de markt te brengen en in de praktijk geïmplementeerd te krijgen.

Voor het volledige artikel, inclusief alle afbeeldingen, referenties en achtergronden van de auteurs, kunt u de PDF van het artikel downloaden.